Sunteti ocupat?
Desi secolul vitezei s-a sfarsit anul trecut, marea majoritate dintre noi se plange de lipsa timpului. Pe multi dintre acestia nici macar nu-i poti compatimi pentru ca nici daca ar avea ziua 40 de ore, tot li s-ar parea prea scurta …
Unele dintre aceste personaje se bucura de o foarte buna imagine sociala si profesionala: mai tot timpul sunt ocupate, muncesc mult, nu au timp de odihna, abia prididesc cu rezolvarea multitudinii de sarcini, etc. Urmarea ?… In cativa ani se instaureaza bolile specifice: gastrita sau ulcer, oboseala accentuata, anemie ori depresii, etc. Va recunoasteti in descrierea de mai sus ?…
Daca va recunoasteti in cele de mai sus, va trebui sa va dezamagesc … recunoasterea sociala este pur superficiala (iar bolile numai benefice nu sunt). De ce spun ca recunoasterea sociala este superficiala ? Foarte simplu, societatea romaneasca are printre multitudinea de valori prost interpretate si pe aceea conform careia se pretuiesc oamenii gospodari. Nimic mai adevarat, numai ca a fi gospodar nu inseamna nici in trecut a fi ocupat toata ziua, ci mai ales a fi eficient (gospodari nu erau cei care munceau de dimineata pana seara, de luni pana duminica, ci acei care aveau proprietatile cele mai imbelsugate). Cu alte cuvinte, adevarata recunoastere sociala nu ar trebui sa se manifeste in cazul celor aflati intr-o permanenta treaba, ci cu predilectie catre acei care inregistreaza REZULTATE. Si, amintiti-va, nici un patron nu va plati vreodata efortul si/sau straduinta, ci numai efectele.
Cum este posibil ca un fenomen social atat de neinsemnat la inceputul secolului trecut sa devina un adevarat flagel in zilele noastre ? Raspunsul rezida in aceea ca oamenii continua sa traiasca dupa metabolismul biologic intr-o perioada marcata de stiinta si tehnica, altfel spus, in era calculatoarelor noi continuam sa ne orientam dupa soare … Ok, ma veti intreba, probabil, cum putem iesi din acest cerc vicios al lipsei de timp ? Ca in aproape orice fel de problema rezolvarea necesita cunostinte si instrumente. Cunostintele le veti capata acum, instrumentele vi le luati singuri…
Lipsa timpului este o problema de planificare si decizie. In ceea ce priveste planificarea, am vazut o multime de oameni facandu-si o sumedenie de liste si listute cu prioritizarile pentru ziua in curs. E mai bine decat nimic… dar o adevarata planificare se realizeaza cu ajutorul a doua instrumente: agenda si „To do list”.
INSTRUMENTE DE PLANIFICARE A TIMPULUI
Agenda. Am vazut o multime de tipuri de agende personale, variind ca pret intre 25 si 150 de mii de lei. Personal va recomand achizitionarea unei agende cu ajutorul careia sa vizualizati o saptamana intreaga. Avantajul il veti vedea clar in momentul in care va trebui sa faceti planificarea activitatilor. In nici un caz nu folositi agende la care sa vedeti o zi per pagina (acestea pot fi folosite cel mult ca jurnal personal sau caietel de notite). Insa in nici un caz nu va vor ajuta sa vedeti rezervele de timp sau timpii morti de pe parcursul unei intregi saptamani.
„To do list” reprezinta o lista de activitati (preluate din agenda personala) ce trebuie realizate pe parcursul unei zile. Aceasta lista este de forma unui tabel cu 3 coloane: numarul curent al actiunii ce trebuie realizata (vom vedea ca acest numar reprezinta si proritatea acelei activitati), scurta descriere a activitatii, precum si termenul limita (ora) pana la care trebuie realizata activitatea respectiva. Dupa cum observati, in „To do list” nu se trec orele de incepere si cele final ale activitatii (acestea se marcheaza in agenda personala).
CUM FOLOSIM INSTRUMENTELE DE PLANIFICARE A TIMPULUI ?
1. Planificati-va activitatea la inceputul saptamanii, pentru un interval de 1-2 saptamani.
2. Planificati doar 80 % din timpul disponibil si lasati 20 % din timp ca rezerva pentru evenimente pe care nu le puteti prevedea. Ele vor aparea cu siguranta …
3. Listati-va toate „rolurile” pe care trebuie sa le „jucati”: profesional (inginer, economist, etc. sau sef de sectie, Unit Manager, etc.), social (membru al diferitelor cluburi sau organizatii), familial (sot, parinte, copil, etc.). Listati-va toate activitatile pe care le impun aceste roluri: de exemplu, in calitate de parinte: vizita la un muzeu, impreuna cu copiii dumneavoastra; in calitate de copil: vizita mamei bolnave, la spital, etc.
4. Clasificati toate activitatile pe care ar trebui sa le faceti, dupa criteriile: „urgenta” si „importanta”. Ocupati-va cu prioritate de activitatile importante si urgente, apoi de cele importante si non-urgente. Incercati sa diminuati numarul activitatilor non-importante dar urgente (nu acestea va aduc succesul). Nu va ocupati in nici un caz de activitatile non-importante si non-urgente (decat daca va prisoseste timpul, caz in care acest articol nu este pentru dumneavoastra…). Pentru aceste activitati va recomand sa recurgeti la delegare (in masura in care va permiteti acest lucru)…
5. Invatati sa spuneti NU. Toata lumea este obisnuita (dintr-un reflex devenit neconditionat) sa arunce responsabilitatea anumitor treburi asupra altora de prin preajma. Amintiti-va ca indiferent de cat de mult veti munci, nu le puteti face pe toate … Cu riscul de a-i supara pe ceilalti, invatati sa refuzati politicos. Cum ? Oferind alternative… negociind termene … etc. [sursa: myjob.ro autor: Adrian Ciocodan, General Manager – Smartbox Management]