Scriere automata (AutoText) cu Word
Daca un chimist scrie cuvintele „dioxid de carbon” cu 14 apasari pe taste sau o secretara adresa firmei cu 150 de tastari, ei pot totusi simplifica aceste actiuni. Word poate prelua de la utilizatori fara greseli cuvinte, fraze, logo-uri sau date.
Autotext: Formatare cu F3. Cuvintele utilizate frecvent sau formularile standard, ca de exemplu „Stimate domnule” sau adrese nu necesita decat doua, trei sau patru tastari, daca au fost definite deja ca Autotext. Pentru aceasta marcati cuvintele dorite, copiati-le in clipboard cu CTRL + C si apoi dati clic pe Insert, AutoText, Auto Text. Acum puteti introduce defini o combinatie de taste pentru cuvantul marcat, de exemplu Adr. pentru adresa. Este putin cunoscut faptul ca intrarea de AutoText se poate accesa cu o singura tasta: introduceti adr. si tastati F3 dupa care Word va introduce intreaga adresa.
Autotext nu are limite de cantitate si stocheaza si reda formatari putand sa preia si functii ale unor campuri, imagini sau obiecte OLE.
Autocorectura: Stenografie pentru cei care scriu mult. Functia de autocorectura utilizeaza de fapt pentru corectarea greselilor tipice de scriere, dar poate fi transformata in AutoText. Un avantaj suplimentar este ca nu trebuie sa apasati mai intai o tasta de functie. Initial marcati cuvantul sau fraza si copiati-o cu CTRL + C. Accesati apoi meniul „Tools, AutoCorrect” si introduceti in Replace abrevierea dorita. La introducera acestei abrevieri, urmata de un semn special, (de exemlu pauza sau punct), Word va introduce automat textul complet. Intrarirle din AutoCorrect sunt valabile pentru toate programele din MS Office instalate, dar acestea pot fi numai text pur cu o lungime de maxim 255 de caractere.
Organizarea pentru Autocorrect si Autotext . Intrarile de AutoCorrect sunt stocate de Word in fisierul MSO???>.ACL. avand in vedere ca este vorba despre text pur, chiar si in cazul unei utilizari intense este putin probabil sa apara o problema de functionare. Definitiile AutoText sunt salvate in mod standard in template-ul NORMAL.DOT, pe care Word il deschide intodeauna la pornire. Nici aici nu apar probleme atat timp cat pentru AutoText se utilizeaza numai text. Daca sunt stocate mai multe logo-uri, imagini sau obiecte OLE ca AutoText trebuie sa salvati intrarile mai putin utilizate in template-uri speciale.
Introducerea de date „live” prin meniul Field . Informatiile de tip „live” cum ar fi data curenta, numarul paginii sau de caractere al unui document, pot fi stabilite de Word automat si introduse ca atare. Daca de exemplu doriti sa introduceti in partea din dreapta sus data, marcati in template-ul de scrisoare locul dorit si selectati „Insert, Field”. In categoria „Date and Time” se afla functia „Print Date”. Cu ajutorul butonului Options se poate formata rezultatul. Word ofera numeroase alte functii pentru Field. Acestea se regasesc in categoria „Document Properties” si se pot introduce in header-ul sau footer-ul documentului. Cu tasta F9 se pot actualiza campurile marcate. Atunci cand aceasta este apasata actualizarea se face automat daca este activata optiunea corespunzatoare in meniul „Tools, Options, Print”.
Template-uri .DOT pentru diverse tipuri de text. Utilizatorii care scriu mult nu le sunt suficiente optiunile oferite de NORMAL.DOT. Template-urile noi se creaza pe calea „File, New, Template”. Word va denumi aceste template-uri cu cifre, adica 1, 2 si asa mai departe si de aceea trebuie redenumite cu nume sugestive prin meniul „Save As”. Pentru fiecare document se pot stabili toate formatarile de text, pagini sau aliniate dorite. Pentru un template de scrisoare se pot introduce de exemplu antet, logo, field-uri, adrese si formule de introducere. Toate aceste standarde, inclusiv caracteristicile de formatare vor aparea in continuare automat, atunci cand alegeti noul template pe calea File, New. Trebuie sa fiti atenti pentru ca functia de Autocorrect se aplica global la fel ca si AutoText-ul si alte macro-uri atunci cand va aflati in NORMAL.DOT. Toate intrarile AutoText si macro-urile suplimentare definite pentru un anumit template vor functiona numai daca template-ul respectiv a fost incarcat pe calea „File, New”
Pentru comentarii si sugestii, scrie in Forumul Software & Hardware.