Netiquetta, bat-o vina!

Se apropie Craciunul și mulți dintre noi vom alege sa trimitem felicitari electronice. Fie ca sunt desene cu brazi și oameni de zapada sau pur și simplu urari scrise, fie ca sunt trimise colegilor, prietenilor ori partenerilor de afaceri, felicitarile virtuale vor invada în aceasta perioada spațiul electronic.

Totuși, ca și în corespondența tradiționala, și cea electronica trebuie sa respecte o suita de reguli. Echipa AXIGEN s-a gândit sa va puna la dispoziție un mini-ghid de sarbatori despre ce sa trimiteti și ce nu prin email.

Daca e sa explicam pe larg ce reprezinta termenul „netiquette”, adica asa numitele reguli de eticheta in spațiul virtual, putem vorbi de o colecție de sfaturi utile tuturor celor care la un moment dat vor trimite un email ori vor scrie pe un forum, o lista de discuții sau un blog. O explicație scurta, însa, ar suna cam așa: respecta-te pe tine însuți și pe cel cu care vei comunica!

Comunicarea pe email a devenit în ziua de azi o obișnuința (pentru unii chiar o banalitate), o modalitate facila de a trimite și primi informații de la cei aflați la o mai mica sau mai mare distanța. Înainte însa de a trimite un mesaj electronic, ți-ai pus vreodata problema ca, pe lânga conținutul efectiv al acestuia, mai exista și niste aspecte invizibile, care comunica o mulțime de informații legate de imaginea pe care o ai despre propria persoana și despre cel caruia îi scrii?

Sfaturile care urmeaza nu sunt nici pe departe exhaustive și nici obligatoriu de urmat, dar se pot dovedi utile și merita cel putin sa fie citite pentru a înțelege mai clar cum se poate comunica eficient cu ajutorul email-ului, atât în sfera de afaceri, cât și în ceea ce privește corespondența personala.

Ce e bine sa faci:

Verifica cu grija adresa de e-mail a celui caruia dorești sa îi scrii. În majoritatea cazurilor, o singura litera greșita va face ca mesajul tau fie sa ajunga la un alt destinatar (cunoscut sau nu), fie sa îți fie returnat, ceea ce înseamna timp pierdut în van.

Alege un subiect cat mai expresiv pentru a ilustra mesajul. Un titlu prea general (sau complet irelevant pentru conținutul mesajului) nu va atrage atenția destinatarului, care poate deschide mesajul tau peste doua ore, socotindu-l neimportant.

Fii scurt și la obiect. Ca și în cazul unei conversații telefonice, e bine sa te rezumi la a comunica exact ceea ce ai de spus. Un mesaj stufos cât o carte de telefon nu îți va aduce niciun premiu de literatura. Va reuși însa sa il plictiseasca pe destinatar suficient de mult încât acesta sa citeasca mesajul fara a se concentra pe aspecte pe care tu le considerai importante, sau mai rau, îl va determina sa se opreasca din citit undeva pe la jumatate.

Verifica întotdeauna conținutul mesajului înainte de a-l trimite. O minima verificare a ortografiei nu strica. Recitind mesajul vei putea observa eventuale neclaritati de exprimare, vei putea face completari sau chiar îți vor veni idei noi.

Include o semnatura electronica la sfârșitul mesajului. E un sfat util mai ales în cazul corespondenței de afaceri. Adaugând acea semnatura îi vei oferi destinatarului o modalitate rapida și facila de a ști cine ești, unde lucrezi și cum te poate contacta. Evita totuși semnaturi pompoase, de mai mult de 5-6 rânduri, în care cu mândrie menționezi anul și luna în care ți-ai obținut doctoratul la Facultatea de la Sorbona. Un pic de modestie n-a facut rau nimanui, niciodata!

Verifica marimea fișierelor atașate unui mesaj înainte de a-l expedia. Gândește-te întâi ca destinatarul poate avea stabilita o limita a casuței electronice. Gândește-te ca poate are o conexiune mai lenta la Internet. Ia în considerare ca uneori poate fi mai util sa apelezi la opțiuni de genul file transfer, la arhivarea respectivelor fișiere, la împarțirea lor în fișiere mai mici, sau chiar la copierea pe un CD.

Ce e bine sa eviti:

Nu trimite mesaje unui grup de persoane, trecând toate adresele de e-mail la rubrica TO. Mai elegant este sa le treci în rubrica BCC (Blind Carbon Copy). Aceasta opțiune permite celor care vor primi o copie a mesajului tau sa își pastreze adresa de e-mail ascunsa de ochii celorlalți. Și nu doar atât. Îi vei feri pe destinatarii mesajelor tale de spam caci se știe foarte bine, roboții care trimit mesaje nedorite pescuiesc foarte multe adrese din calculatoarele virusate și mai ales din aplicația de mesagerie a acestora. Daca doar un singur destinar al mesajelor tale este virusat la un moment dat, acest lucru este suficient ca toate adresele trecute în TO sa fie ținte în viitorul apropiat pentru spam.

Nu cadea prada mesajelor impersonate. Impersonarea presupune preluarea cu rea intenție a identitații unei persoane, prin diferite metode. În cazul în care primești un mesaj de la o persoana cunoscuta (fie ea șeful direct, contabilul personal sau responsabilul de la banca unde ai deschis contul bancar) prin care ți se solicita de exemplu informații confidențiale, nu raspunde înainte de a verifica, contactând personal persoana în cauza.

Nu trimite mai departe mesajele de tip „chain letter” sau „hoax”. În afara de faptul ca îngreuneaza inutil traficul pe Internet, ele nu-ți vor aduce nici fericire eterna, nici un milion de dolari de la Yahoo. La fel ca și în cazul de mai sus, spamerii culeg foarte ușor adresele catre care urmeaza sa trimita mesaje nedorite din aceste „lanțuri de scrisori”.

Nu trimite mai departe un mesaj fara a șterge expeditorul anterior. Este o situație similara celei prezentate anterior, numai ca de data aceasta adresa de e-mail a celui care ți-a trimis respectivul mesaj ajunge sa fie vazuta de niște oameni pe care el nu îi cunoaște. Fii politicos și protejeaza identitatea și intimitatea celor care îți scriu! Fii precaut și protejeaza-l de spam și alte atacuri informatice.

Nu folosi excesiv majusculele. Exista și alte modalitîți prin care poți sublinia importanța celor pe care vrei sa le comunici. În comunicarea electronica, folosirea majusculelor este sinonima cu utilizarea unui ton ridicat și agresiv. ȘI CRED CA NICI ȚIE NU ȚI-AR PLACEA SA ȚIPE CINEVA LA TINE!

Nu folosi excesiv opțiunea „confirmare de primire” sau „high priority”. Cu excepția situațiilor urgente de afaceri sau de natura juridica, sau când e vorba de o problema ce necesita rezolvare imediata prin comunicarea eficienta a unor detalii, aceasta opțiune nu trebuie abuzata. Destinatatul trebuie sa aiba libertatea de a determina de unul singur când doreste sa deschida, citeasca sau sa raspunda la un anumit mesaj.